加強工程檔案的整理與應(yīng)用的對策分析

　　摘要：隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展和建筑行業(yè)發(fā)展速度的加快，建筑企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)也在與日俱增。建筑工程檔案資料是其寶貴財富，在建筑工程管理過程中發(fā)揮著不可缺失的重要作用，正確做好工程檔案的整理與應(yīng)用，對于提升建筑工程質(zhì)量和提高企業(yè)經(jīng)營利潤具有重要作用。本文對目前建筑工程檔案資料管理中存在的問題進行解析，并提出相應(yīng)解決對策。

　　關(guān)鍵詞：工程檔案;整理;對策

　　科學(xué)、有效的工程檔案管理制度與方法，不僅能展現(xiàn)出企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量控制體系的管理水平，還體現(xiàn)了企業(yè)管理人員對于內(nèi)部檔案管理的重視。在此基礎(chǔ)上，國家對工程檔案管理也作出明確要求，但在工程檔案管理實際中，卻存在著諸多問題，根本原因還是沒有足夠重視工程檔案管理工作，未將項目管理理念滲透到工程檔案管理工作中去。

　　一、工程檔案管理常見問題

　　1.檔案資料缺乏完整性

　　工程檔案材料保密管理的首要原則應(yīng)是確保結(jié)構(gòu)完整性。不成套的工程檔案資料將難以全面地反映出該建筑工程結(jié)構(gòu)的真實與完整等情況信息。工程檔案材料的相對缺乏情況及其保存完整性問題往往集中表現(xiàn)在同一個大型工程檔案項目中，分散或掌握在設(shè)置了數(shù)個不同技術(shù)崗位檔案的幾個專業(yè)部門管理人員手中。由于中國現(xiàn)在很多工程項目在施工時已經(jīng)逐漸呈現(xiàn)出多元化發(fā)展的新傾向，反映出了整個項目工程以及監(jiān)理行業(yè)的高度復(fù)雜性。特別突出的是對于一些市政管線工程、設(shè)備制造及管道安裝、主體工程、基礎(chǔ)工程等等工程，往往最終又基本要分散到由有許多種不同行業(yè)性質(zhì)特點的各種項目及施工質(zhì)量管理服務(wù)單位，綜合進行施工設(shè)計以及施工。每個項目單位只能負責(zé)完成屬于本項工程單位那小部分工程檔案，工程項目建設(shè)監(jiān)理單位專業(yè)性往往極強、施工全過程階段檔案數(shù)量密度比較大、工序過程較為繁瑣、建設(shè)監(jiān)理施工檔案周期也太長等，施工全過程中檔案所累積所形成保留下來珍貴的歷史資料也往往容易因此出現(xiàn)檔案文件丟失棘手問題。

　　2.檔案資料內(nèi)容失真

　　工程檔案準(zhǔn)確性的關(guān)鍵核心指標(biāo)是計量準(zhǔn)確。工程檔案測量的客觀準(zhǔn)確性主要應(yīng)取決于有以下這樣幾個基本方面：第一，工程中是否按規(guī)定需要分別對各種施工段強度進行準(zhǔn)確區(qū)分，在準(zhǔn)確進行這些區(qū)分判斷時是否能夠正確的運用定性評價和各種定量的評定等方法;第二，在對各類混凝土強度平均值進行準(zhǔn)確計算時，如何合理取值，以及標(biāo)準(zhǔn)差取值方式等;第三，在企業(yè)對整個施工監(jiān)理項目質(zhì)量驗收進行書面驗收工作的過程時，驗收工作材料內(nèi)容填寫形式是否合法規(guī)范準(zhǔn)確。

　　一些基層工程單位管理人員發(fā)現(xiàn)工作人員平時對工程各項的工程檔案資料進行規(guī)范化使用管理與培訓(xùn)指導(dǎo)過程中，其個人收集的工程檔案材料內(nèi)容千差萬別，很少見到有人能夠符合上級有關(guān)部門工程檔案規(guī)范要求，甚至有時發(fā)現(xiàn)一些重要工程未歸檔的工程材料內(nèi)容往往只是些復(fù)印件資料;一些項目建設(shè)及施工等企業(yè)單位人員往往在其各項建設(shè)工程檔案呈交工運用階段之前，對建設(shè)工程各類主要工程材料數(shù)據(jù)并未認真進行充分有效或突擊收集及整理，出現(xiàn)缺項施工和漏項等工程問題情況，材料檔案記錄使用結(jié)果可能和工程企業(yè)內(nèi)部實際項目設(shè)計或施工管理使用情況差距較大。這些施工技術(shù)檔案材料不僅難以全面地客觀反映出各項工程質(zhì)量，也難以做到進一步全面落實國家各項建設(shè)工程質(zhì)量責(zé)任制。

　　3.工程文件歸檔范圍混亂

　　工程項目由建設(shè)或設(shè)計涉及到地有關(guān)單位數(shù)量較多，不使用單位通常都要有一套自己獨特的工程檔案信息搜集及整理與歸檔制度范圍，并且在整個工程檔案整理利用工作過程中，也可能會出現(xiàn)"再次靈活運用"檔案。有大量的工程檔案管理人員對于本工程項目整個建設(shè)使用過程和該工程項目性質(zhì)問題缺乏詳細了解，導(dǎo)致其中許多較重要工程項目的原始檔案文件丟失。例如，在對某項目工程檔案信息搜集分析過程工作中，一位建筑檔案管理人員因為對于這個項目檔案缺少詳細了解，對工程項目其中最后一份應(yīng)當(dāng)由總業(yè)主轉(zhuǎn)發(fā)給施工總和承包方業(yè)主的化纖工程結(jié)構(gòu)調(diào)整等部分內(nèi)容合同文件的各項相關(guān)信息材料沒有認真及時地進行詳細搜集，認為最后這個項目文件就沒有其歸檔利用價值。往往正是因為這個小疏漏，會給工程和后續(xù)工程建設(shè)都帶來重大潛在損失，使該項目檔案審計處理時也遇到許多重大阻礙。

　　二、加強工程檔案整理與應(yīng)用的措施分析

　　1.提高認識，明確職責(zé)

　　由于建筑工程檔案資料內(nèi)容體系的系統(tǒng)復(fù)雜性、煩瑣性特點極為顯著，與國民經(jīng)濟諸多部門領(lǐng)域和相關(guān)單位也有著極其密切廣泛的相互聯(lián)系。同時，在許多工程項目檔案資料內(nèi)容中，工程資料、績效與考評體系資料以及施工運行及管理過程資料檔案等亦是重要類型。基于此，在管理部門設(shè)置繁多復(fù)雜和案卷類型豐富復(fù)雜多變的新情況形勢下，開展文件收集整理和專項整理的工作時必須堅持采用檔案精細化的管理，明確領(lǐng)導(dǎo)和工作人員落實管理部門責(zé)任。在進一步開展各類檔案資料的收集加工和集中整理保管工作中，各個責(zé)任部門也應(yīng)注意保持相互密切協(xié)作，形成強大合力。在專項工程檔案集中管理各項工作順利實施啟動之前，應(yīng)統(tǒng)一各個牽頭單位領(lǐng)導(dǎo)人和各部門人員思想。

　　2.健全工程檔案管理制度

　　建筑企業(yè)管理人員應(yīng)注重建立健全的各類建設(shè)工程檔案資料保管使用及管理利用有關(guān)制度，在推進企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化利用管理技術(shù)應(yīng)用實際工作活動時，幫助并指導(dǎo)現(xiàn)代建筑工程企業(yè)管理進一步科學(xué)的發(fā)展，使推進現(xiàn)代新型建筑工程檔案企業(yè)利用與管理工作方式改革更加地科學(xué)化、規(guī)范化。除此之外，還特別需要管理人員深入建設(shè)企業(yè)到施工單位建設(shè)項目現(xiàn)場進行全面系統(tǒng)地實地勘察，了解及掌握工程現(xiàn)場的各項主要施工設(shè)備技術(shù)情況，根據(jù)當(dāng)?shù)匦枨笄闆r制定一套較為科學(xué)、合理的完整周密的建設(shè)與工程檔案與施工組織管理計劃。檔案管理人員本身要重視并做好其檔案資料及其日常存檔管理的保護整理工作，同時積極廣泛搜集從建筑及施工等設(shè)計勘察過程等工作領(lǐng)域中已取得資料的各類工程及其相關(guān)歷史文字資料，進行全面收集整理編目及對比分析，做好相關(guān)日常存檔和保護管理工作，發(fā)揮其利用價值并保存留作后續(xù)參考。

　　3.加強檔案資料管理信息化水平

　　計算機在建筑工程檔案電子化管理服務(wù)中得以成功應(yīng)用，可以進一步提高建設(shè)工程檔案資料自動化管理過程的工作效率，實現(xiàn)各類檔案資料及時的安全快速準(zhǔn)確歸檔，為管理單位的決策工作提供豐富全面完整的工程信息資源。建筑企業(yè)用戶可以同時通過網(wǎng)絡(luò)建立多個計算機資源共享管理網(wǎng)絡(luò)，方便各種檔案資料及時準(zhǔn)確地有效管理利用歸檔與網(wǎng)上快速信息查詢。加強信息化檔案工作管理及人員素質(zhì)培訓(xùn)，有利于提高企業(yè)檔案電子化管理信息化工作開展中運行的總體效率管理水平與運行質(zhì)量。完善配套的檔案信息化系統(tǒng)，建立一套科學(xué)系統(tǒng)的檔案信息化管理應(yīng)用軟件，設(shè)置與 OA、合同管理、計劃統(tǒng)計、財務(wù)管理的“接口”，較好地保障檔案信息的資源共享和使用。完善配套的信息化檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)，利用計算機輔助設(shè)備進一步完善檔號、總登記號，使之更為準(zhǔn)確和完整，提高案卷信息著錄的效率。

　　三、結(jié)束語

　　綜上所述，工程檔案資料在企業(yè)管理和發(fā)展中占據(jù)著重要位置，面對管理過程中的諸多難題與挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從自身出發(fā)，從實際出發(fā)，提高工程檔案管理的現(xiàn)代化水平，構(gòu)建科學(xué)有效的管理體系，使工程檔案為企業(yè)發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。

　　參考文獻

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